Nie zauważyliśmy, kiedy telefon stał się stałym elementem życia codziennego. Obecnie w podobną korelację z życiem służbowym wchodzi komputer. W wielu branżach jest prawą ręką przedsiębiorcy i kieruje pracą wielotysięcznej załogi. Kiedy systematycznie pojawiają się nowe obowiązki i zaczyna brakować przysłowiowych rąk do pracy, z pomocą przychodzą nowe rozwiązania i technologie. Czy watro się przed nimi bronić? Chyba nie, bo inwestycje to rozwój i krok przed konkurencją.
Inwestycja to oszczędzanie
W momencie dokonywania inwestycji trudno jednoznacznie określić czy jest to najodpowiedniejszy czas a wszystkie warunki sprzyjają transakcji. Czynniki jej towarzyszące, zawsze będą zdawać się mówić, by jeszcze się wstrzymać. Nie da się ukryć, że wiedza i talent pełni tu kluczową rolę, ale niejednokrotnie przedsiębiorcy zyskiwali jedynie dzięki szczęściu. Z założenia inwestycja ma przynieść zysk. Ale w jaki sposób można wypracować zysk inwestując w oprogramowanie w firmie? Doświadczeni przedsiębiorcy doskonale wiedzą, że inwestycje to nie tylko pomnażanie kapitału, ale głównie oszczędzanie. Im mniej pieniędzy wypływa z kasy firmowej, tym większy osiąga się przychód. Stawiając więc na profesjonalny soft, nie bierze się pod uwagę przyciągnięcie klientów dla zwiększenia zysków. W takiej sytuacji zdecydowanie liczy się poprawa wydajności pracy i optymalizacja czasu poświęconego na poszczególne procesy w działach finansowo-księgowych.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania
Nowości i zmiany u każdego początkowo wzbudzają nieufność. Jednak wraz z upływem czasu proponowane rozwiązania coraz bardziej do siebie przekonują. Tak było chociażby w przypadku e-faktury. Obecnie ułatwia prowadzenie interesów niejednemu przedsiębiorcy. Inwestując w oprogramowanie do fakturowania należy wziąć pod uwagę kilka aspektów. Podczas podejmowania decyzji warto sprawdzić, czy soft jest:
- BEZPIECZNY
Dostęp do danych finansowych w firmie mają jedynie uprawnione osoby. Dlatego wszystkie elektroniczne faktury i kontakty powinny być bezpiecznie przechowywane na wewnętrznych urządzeniach przedsiębiorstwa.
- WSPIERANY
Przede wszystkim sprzedawca powinien udostępnić informację, kto jest jej twórcą testowanego oprogramowania, aby w razie niejasności szybko uzyskać dostęp do pomocy technicznej. Najkorzystniej gdy otrzymuje się ją w cenie licencji.
- ZGODNY Z OBOWIĄZUJĄCYMI PRZEPISAMI
Dokumenty potwierdzające przeprowadzone transakcje muszą zawierać wszystkie wymagane przez prawo elementy. Częste aktualizacje oprogramowania dają pewność, że wszelkie zmiany w przepisach są na bieżąco uwzględniane i wprowadzane.
Zainwestuj w sprawdzony produkt
Duży wybór na rynku programów do fakturowania przysparza trudności w podjęciu decyzji i wielu przedsiębiorców nie potrafi się zdecydować na konkretny produkt. Dlatego też idealną receptą przed zakupem, jest praca na wersji demo, która w praktyce weryfikuje realne możliwości oprogramowania. Własnymi danymi jest łatwiej operować niż wirtualnymi, a przy okazji można upewnić się czy program posiada potrzebne funkcje. Jeżeli już inwestuje się w oprogramowanie, to najbezpieczniej wybrać takie, w którym działamy automatycznie i „rozumiemy” co robimy. Program dobrej jakości sam się reklamuje. Jeśli jest zaprojektowany i przygotowany zgodnie z przeznaczeniem, już po pierwszym uruchomieniu przekonuje do zakupu. A z czasem cyklicznie przyrasta liczba użytkowników z polecenia. Specjaliści z działów finansowych zgodnie przyznają, że w pierwszej połowie 2018 roku najczęściej używanym był program do fakturowania FakturaLight w wersji Standard, natomiast najpopularniejszym systemem księgowym online była platforma ifirma.
Korzyści używania programu do fakturowania
Era zautomatyzowanych usług, świadczonych drogą elektroniczną, w perspektywie czasu wymusiła na przedsiębiorcach przeniesienie pewnych elementów działalności gospodarczej do komputera. Jednym z nich jest fakturowanie. Program do wystawiania faktur pozwolił zinformatyzować sporządzenie, gromadzenie i wysyłkę dokumentów sprzedażowych, co dla poszczególnych firm wiązało się z szeregiem korzyści. Jedną z największych zalet jest ogólnodostępność. Każde miejsce z dostępem do Internetu pozwala na połączenie się z bazą i natychmiastowe wystawienie faktury. Co więcej, przedsiębiorcy specjalnie cenią sobie możliwość jej mailowej wysyłki. Dzięki czemu kontrahenci mają sposobność wcześniejszego uregulowania należności lub szybszej reakcji na błędy. A do tego wystawca ma pewność, że dokument szybko trafi do nadawcy. Ponadto odchodzą także koszty archiwizacji i przechowywania papierowych dokumentów. Cyfrowe archiwum zajmuje bowiem kilka centymetrów kwadratowych.
