Niszczenie dokumentów dotyczy właściwie każdej firmy, bo trudno znaleźć przedsiębiorstwo, którego działanie nie wiąże się z produkowaniem dokumentacji. Wraz z wejściem w życie RODO pewne kwestie związane z utylizacją akt mogą wydawać się niejasne. Poniżej wyjaśniamy kwestie, które mogą budzić wątpliwości.
https://www.ekoakta.pl/uslugi/21,mobilne-niszczenie-dokumentow-w-siedzibie-klienta/Niszczenie dokumentów dotyczy właściwie każdej firmy, bo trudno znaleźć przedsiębiorstwo, którego działanie nie wiąże się z produkowaniem dokumentacji. Wraz z wejściem w życie RODO pewne kwestie związane z utylizacją akt mogą wydawać się niejasne. Poniżej wyjaśniamy kwestie, które mogą budzić wątpliwości.
Co RODO mówi o niszczeniu dokumentów?
RODO traktuje niszczenie akt jako przetwarzanie danych osobowych. Co to oznacza w praktyce? M.in. to, że do przeprowadzenia takich działań musimy się dobrze przygotować. Priorytetem powinno być bezpieczeństwo danych. Nie możemy dopuścić do sytuacji, w której nieupoważniona osoba ma do nich dostęp. W tym celu w obrębie firm wydziela się specjalne stanowiska pracy, oddzielone od przestrzeni, w której przebywają również klienci. W takim stanowisku oddelegowana do niszczenia osoba może bez strachu o to, że ktoś zauważy treść akt, utylizować je przy pomocy niszczarki.
Warto zdawać sobie, że to nie jest jedyna droga. Innym wariantem jest wybór specjalistycznej firmy, która zawodowo zajmuje się niszczeniem dokumentów. RODO nie określa, która z tych dróg jest lepsza i nie nakazuje przedsiębiorcy konkretnego wyboru. Nie da się jednak zaprzeczyć, że profesjonalni usługodawcy przeważnie dysponują dużo bardziej zaawansowaną technologią, obejmującą:
- skuteczne maszyny do utylizacji
W przeciwieństwie do niszczarek papieru, tutaj nie ma mowy o ryzyku, że ktoś odczyta dane z wygenerowanych ścinków
- szereg zabezpieczeń logicznych i mechanicznych
Ani do niszczonej, ani do przechowywanej dokumentacji nie ma dostępu nikt z zewnątrz. Tak zaostrzone procedury bezpieczeństwa są możliwe do zastosowania, bo firmy działające w tej branży mogą, dzięki wykorzystaniu efektu skali i wysokiej specjalizacji, zapewnić dokumentom warunki, których nie są w stanie zapewnić przedsiębiorstwa niewyspecjalizowane.
W efekcie EkoAkta i inne podobne firmy są w stanie podejść do niszczenia dokumentów z dużą precyzją. Nie ma tu mowy o chaosie czy pośpiechu, które to tak często pojawiają się, gdy próbujemy zniszczyć akta na własną rękę. Zamiast tego do czynienia mamy z działaniem sprawnym, ale jednocześnie opartym o szereg procedur. Więcej można dowiedzieć się o tym tutaj: https://www.ekoakta.pl/uslugi/21,mobilne-niszczenie-dokumentow-w-siedzibie-klienta/.
Jak wygląda proces niszczenia akt?
Tutaj wiele zależy od firmy, którą wybieramy. Przeważnie jednak przedsiębiorstwo odbiera dokumenty z naszej siedziby, a następnie transportuje je do instalacji utylizującej. Ciekawym i wygodnym rozwiązaniem jest niszczenie dokumentów w siedzibie klienta. W tym wariancie specjalny samochód podjeżdża pod zleceniodawcy, a proces niszczenia odbywa się w pojeździe. Proces mogą obserwować osoby, będące reprezentantami firmy zlecającej niszczenie dokumentów. Wszystko odbywa się sprawnie, ekspresowo i z poszanowaniem krajowych i europejskich przepisów dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych.
Niszczenie dokumentów z wyspecjalizowaną firmą w dużym stopniu odciąża przedsiębiorcę. Przede wszystkim nie musi on planować strategii związanej z utylizacją. Ogromne znaczenie ma też oszczędność czasu. Firma może więc w pełni skupić się na bieżącej działalności, a jej pracownicy nie muszą poświęcać czasu na czynność, która nie ma wpływu na wzrost i konkurencyjność firmy. Wybór firmy przeprowadzającej niszczenie dokumentów często pozwala też uniknąć późniejszego researchu w związku z poszukiwaniem usługodawcy do archiwizowania i przechowywania dokumentów. Wynika to z faktu, że rzetelne przedsiębiorstwa przeważnie mają kompleksowe podejście do kwestii opieki nad dokumentacją klientów i oferują wszystkie te usługi.
