E-paragony od początku miały być jedną z największych zmian, jakie wiążą się z wprowadzeniem kas fiskalnych online. Ale dotychczas ani konsumenci, ani przedsiębiorcy nie mogli korzystać z ogólnodostępnego rozwiązania, które pozwalałoby na wysyłanie i odbieranie takich dowodów sprzedaży. Ostatnio jednak, za sprawą Ministerstwa Finansów i funkcjonalności określanej jako HUB paragonowy (stanowiącej część aplikacji e-Paragony), sytuacja ta uległa zmianie.
Co zapewnia nowa funkcja w aplikacji e-Paragony?
Bezpłatna aplikacja e-Paragony to rozwiązanie stworzone przez Ministerstwo Finansów, z którego można korzystać już od stycznia 2022 roku. Wspomniane narzędzie jest dostępne dla użytkowników urządzeń mobilnych (smartfonów, tabletów) z systemem operacyjnym Android lub iOS. Przez pierwsze półtora roku działania aplikacja od MF, pomimo swojej nazwy, nie pozwalała jednak na odbieranie cyfrowych dowodów sprzedaży. Jej użytkownicy mogli m.in. zarządzać swoimi wydatkami oraz dodawać zdjęcia paragonów otrzymanych w formie papierowej. Wszystko zmieniło się jednak 15 września 2023 roku. Ministerstwo Finansów udostępniło wtedy aktualizację aplikacji e-Paragony (wersję 2.0), dzięki której omawiane oprogramowanie otrzymało tak pożądaną funkcjonalność.
Na czym konkretnie to polega i w jaki sposób można odebrać dokument elektroniczny od sprzedawcy? Zgodnie z informacjami udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów, HUB paragonowy jest centralną, ogólnopolską platformą rejestracji klientów. Rozwiązanie to pozwala na powiązanie konsumenta z wystawionymi przez kasę online paragonami, a w rezultacie – na przesyłanie i odbieranie cyfrowych dowodów sprzedaży.
– Warto podkreślić, że funkcjonalność dostępna za pośrednictwem aplikacji e-Paragony jest całkowicie anonimowa i nie wymaga podawania żadnych danych osobowych. Użytkownik musi jedynie zainstalować i skonfigurować wspomniane oprogramowanie na swoim urządzeniu z systemem Android lub iOS, a w odpowiedzi na to otrzyma indywidualny identyfikator z kodem kreskowym. Późniejsze zeskanowanie takiego kodu przez sprzedawcę, który korzysta z kasy rejestrującej online, pozwoli zaś na przesłanie i pobranie paragonu fiskalnego w formie elektronicznej – wyjaśnia Marcin Ciechowicz, Kierownik Serwisu w Polskim Centrum Kas Fiskalnych.
HUB paragonowy to tylko jedna z dostępnych funkcjonalności
Z punktu widzenia użytkowników aplikacji e-Paragony ważne są także inne funkcje tego oprogramowania. Warto wspomnieć m.in. o możliwości przechowywania kopii danych w chmurze. Rozwiązanie to okaże się pomocne np. w przypadku zmiany urządzenia, przy zastosowaniu którego konsument dotychczas korzystał z aplikacji od Ministerstwa Finansów. Dzięki niemu użytkownik będzie mógł bowiem szybko uzyskać dostęp do zgromadzonych danych na nowym smartfonie lub tablecie. Ponadto, aplikacja MF pozwala m.in. na przeglądanie statystyk dotyczących dokonywanych zakupów, przypisywanie wydatków, sprzedawców i paragonów do odgórnie ustalonych kategorii czy nawet na zgłaszanie nieprawidłowości związanych z otrzymanymi dowodami sprzedaży.
Co jeszcze warto wiedzieć o dystrybucji e-paragonów fiskalnych?
W kontekście e-paragonów istotne jest z pewnością to, że na ich realizowanie pozwalają urządzenia fiskalne typu online oraz kasy mające postać oprogramowania (tzw. wirtualne). Mowa więc o konkretnych technologiach sprzedaży, które są wykorzystywane przez polskich przedsiębiorców. Nadal jednak nie przez wszystkich… Innymi słowy, konsumenci powinni zdawać sobie sprawę z tego, że jeszcze przez pewien czas nie w każdym punkcie handlowym czy usługowym będzie można skorzystać z funkcjonalności takiej, jak HUB paragonowy. Wielu przedsiębiorców używa bowiem urządzeń starszego typu (np. z elektroniczną kopią paragonów), które nie pozwalają na udostępnienie cyfrowego dowodu sprzedaży za pośrednictwem systemu dystrybucji stworzonego przez Ministerstwo Finansów.
Warto też przypomnieć, co w kwestii e-paragonów fiskalnych i ich dystrybucji mówią obowiązujące w Polsce przepisy.
– Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących, przedsiębiorca korzystający z urządzenia fiskalnego typu online lub kasy wirtualnej może zrealizować paragon wyłącznie w formie elektronicznej, czyli z pominięciem wydruku takiego dowodu sprzedaży. Istotne jest również to, że przekazanie wspomnianego e-dokumentu musi odbyć się za zgodą klienta i w sposób z nim ustalony. Z drugiej strony jednak, żadne przepisy nie obligują przedsiębiorców do przesyłania e-paragonów. Dotyczy to także korzystania ze stworzonego przez Ministerstwo Finansów HUB-u paragonowego. Wspomniany system dystrybucji cyfrowych dowodów sprzedaży jest rozwiązaniem w pełni dobrowolnym – zarówno dla konsumentów, jak i sprzedawców – podkreśla ekspert Polskiego Centrum Kas Fiskalnych.
Najważniejsze zalety cyfrowych dowodów sprzedaży
Paragony elektroniczne od samego początku były określane mianem jednej z najważniejszych zmian, jakie wiążą się ze stopniowym wprowadzaniem w Polsce systemu fiskalizacji online. Cyfrowe dowody sprzedaży niosą bowiem za sobą wiele różnych korzyści – zarówno dla klientów, jak i przedsiębiorców. Natomiast aplikacja e-Paragony i HUB paragonowy tylko to potwierdzają. Wystarczy wspomnieć o tym, że elektroniczne dokumenty są łatwiejsze i wygodniejsze do przechowywania, niż ich papierowe odpowiedniki. Nie są również narażone na wyblaknięcie lub zgubienie, a użytkownik aplikacji od MF ma do nich dostęp w dowolnym momencie. To z kolei okazuje się dużym udogodnieniem np. wtedy, gdy klient chce skorzystać z prawa do reklamacji towaru.
Ponadto, e-paragony fiskalne, w porównaniu z papierowymi wydrukami z kasy, są rozwiązaniem nie tylko bardziej ekonomicznym, ale także ekologicznym. Wynika to z ograniczenia ilości produkowanych i używanych rolek papieru termicznego.
– Materiały eksploatacyjne do kasy lub drukarki fiskalnej to jeden z głównych kosztów, jakie ponosi przedsiębiorca korzystający z takiej technologii sprzedaży. Stopniowe upowszechnianie się e-paragonów będzie więc wpływało na mniejsze wydatki na papier termiczny. A w przypadku większych działalności gospodarczych, które każdego dnia obsługują bardzo wielu klientów i wystawiają mnóstwo dowodów sprzedaży, oszczędności mogą być naprawdę duże. Nie zapominajmy również o tym, że ograniczenie papieru termicznego będzie miało korzystny wpływ na środowisko. Produkcja tego nośnika wiąże się bowiem z wycinkami lasów, dużym zużyciem wody i emisją gazów cieplarnianych, czyli tzw. śladem węglowym. Ponadto, papier termiczny, na którym drukowane są wszystkie paragony fiskalne, niestety nie podlega recyclingowi – podsumowuje Marcin Ciechowicz.
