Każda organizacja o charakterze pozarządowym najczęściej ma dokumentację zawierającą dane osobowe. Zgodnie z nową ustawą o ochronie danych osobowych RODO na przedsiębiorców i inne podmioty świadczące usługi nakłada się obowiązek prawidłowego przechowywania dokumentów. Niestety przepisy te są nagminnie łamane, dlatego w przyszłości planowane jest zaostrzenie przepisów i wdrożenie jeszcze poważniejszych sankcji za przekroczenia, niż obecnie. W jaki sposób prawidłowo przechowywać dokumentację w firmie i jak długo należy to robić?
RODO a możliwie jak najkrótszy czas przechowywania dokumentacji
Wiele osób może wysnuć mylny wniosek, iż zadaniem RODO było utrudnienie przedsiębiorcom prowadzenia dokumentacji. Nic bardziej mylnego. Przepis ten wdrożony został z powodu nagminnego łamania przepisów dotyczących rozpowszechniana danych osobowych. Wdrożenie zmian miało na celu wprowadzenie porządku i ładu zarówno w małych, jak i nieco większych przedsiębiorstwach. W najnowszej ustawie zauważyć można wymóg ograniczonego przetwarzania danych w czasie. Po okresie przechowywania wszelkie dokumenty muszą zostać zniszczone w taki sposób, aby nie mogły zostać ponownie odtworzone i wykorzystane. Okres przechowywania dokumentów uzależniony jest od celu, dla którego muszą być umieszczone w przedsiębiorstwie i gotowe do wglądu.
Dlaczego RODO weszło w życie?
Co ciekawe, obecnie dokumenty przechowywane są w wersji papierowej i elektronicznej. Bez względu na ich rodzaj muszą być one solidnie zabezpieczone, aby osoby trzecie nie miały możliwości wglądu. Dlaczego aż tak ogromną wagę zaczęto przywiązywać do bezpieczeństwa danych osobowych? Stało się to za sprawą licznych ataków hakerskich. Wszystko to sprawiło, że firmy zaczęły wdrażać niezwykle kosztowne zmiany mające na celu ochronę dokumentów i zabezpieczenie ich przed ewentualnymi atakami z zewnątrz. Utrata dokumentów może obecnie wiązać się ze wszczęciem postępowania karnego, dlatego osoby przechowujące dane osobowe innych osób muszą zdawać sobie sprawę z tego, co im grozi.
Jak prawidłowo przechowywać dokumenty zgodnie z RODO?
Niezwykle pomocne mogą okazać się szafy i regały, w których umieszcza się poszczególne dokumenty. Warto jednak pamiętać o tym, aby szafy te nie były przeszklone. Ważne jest także zabezpieczenie szafek kluczem lub szyfrem. Zazwyczaj w takich miejscach umieszczone są zarówno dokumenty klientów, jak i pracowników, dlatego w celu zapobiegnięcia ewentualnemu wglądowi innych pracowników w akta konkurentów, warto zachować rozwagę i upewnić się, że akta są dobrze chronione. Oprócz solidnych szaf przydać mogą się także skoroszyty, teczki, segregatory i zakreślacze. Ich zakup jest ważny głównie ze względu na fakt, że po upływie okresu przechowywania dokumentów, należy je zarchiwizować. Czym różni się przechowywanie od archiwizacji? Przechowywanie dokumentów powinno wynosić najczęściej rok od momentu zawarcia transakcji z danym klientem. Dzięki temu mając dokumenty pod ręką, sprawa może zostać szybciej rozwiązana. Czas ten może się jednak wydłużyć, gdyż współpraca z daną osobą może mieć stały charakter i trwać przez rok lub dłużej. Wraz z końcem roku podatkowego przedsiębiorca powinien pogrupować dokumenty na kategorię A (dokumenty, które należy archiwizować na zawsze) oraz dokumenty kategorii B, czyli takie, które należy archiwizować przez określoną ilość czasu. Uzależniony jest on od rodzaju dokumentu. Jak długo należy przechowywać poszczególne dokumenty i czy można w jakiś sposób ułatwić sobie to zadanie?
Jak długo należy przechowywać dokumenty?
Okres przechowywania dokumentów rachunkowo-podatkowych wynosi 5 lat. To jedna z najważniejszych grup dokumentów, gdyż niezbędna jest ona do rozliczeń z Urzędem Skarbowym w razie kontroli. Dokumenty podlegające kontroli to dokumenty, które bezpośrednio wiązane są z podatkami oraz takie, które związane są z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Sprawozdania finansowe muszą być przechowywane dożywotnio. Dokumentacja, która związana jest z opłacaniem składek emerytalnych, powinna być przechowywana przez 50 lat od dnia, w którym dana osoba zakończyła pracę. Zgodnie z RODO od 1 stycznia 2019 roku inne dokumenty związane z opłacaniem składek (na przykład zdrowotnych) muszą pozostać w firmie przez 5 lat.
Profesjonalne przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO
Przedsiębiorcy, którzy nie chcą zatrudniać dodatkowego pracownika na stanowisko eksperta od przechowywania i archiwizacji dokumentów, mogą zdecydować się na skorzystanie z usług profesjonalnej firmy, takiej jak Rhenus Data Office Polska. To firma, która spełnia wszystkie, nawet najbardziej wygórowane oczekiwania swoich klientów. Dzięki skorzystaniu z usług firmy można zaoszczędzić sporo miejsca, czasu i środków, jakie przedsiębiorca musiałby łożyć na pokrycie nałożonych sankcji. Można stwierdzić, iż taka współpraca to:
- gwarancja bezpieczeństwa dokumentów,
- zwiększenie miejsca na przestrzeń biurową,
- możliwość wglądu w dokumenty szybko i prosto,
- oszczędność czasu,
- brak konieczności zatrudniania osoby na dodatkowe stanowisko w firmie.
