Osoba prowadząca działalność gospodarczą nie musi uczestniczyć osobiście we wszystkich czynnościach prawnych. Przedsiębiorca może skupić się na działalności biznesowej, a załatwianie formalności powierzyć swojemu pełnomocnikowi. Czy istnieje jeden formalny wzór pełnomocnictwa? Jak właściwie przygotować pełnomocnictwo, żeby umożliwiało skuteczne działanie pełnomocnikowi?
O uniwersalności działania pełnomocnictw świadczy fakt, że za pośrednictwem pełnomocnika można nie tylko podpisać umowę o współpracy, ale też zawrzeć zgodnie z prawem związek małżeński. Natomiast wyłącznie osobiście można sporządzić testament czy uznać ojcostwo.
W jakich sytuacjach potrzebujemy pełnomocnika?
Pełnomocnik przydaje się zawsze wtedy, gdy przedsiębiorca nie może stawić się w określonym miejscu i czasie, aby dokonać czynności prawnych. Co do zasady, to w świetle przepisów kodeksu cywilnego pełnomocnikiem może zostać każda osoba fizyczna, która ukończyła 13 lat. Osoby w wieku 13-18 lat mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych. Nie przeszkadza to temu, że wykonane przez nieletniego pełnomocnika czynności posiadają pełną moc prawną. Wraz z osiągnięciem pełnoletności nabywamy pełną zdolność do czynności prawnych: możemy być pełnomocnikami i ustanawiać własnych pełnomocników.
Najczęstsze typy spraw, w których możliwe jest ustanowienie pełnomocnika, to:
- sprawy administracyjne – osoba udzielająca pełnomocnictwa ma pełną dowolność w wyborze kandydata na pełnomocnika: składanie i odbiór dokumentów oraz inne kontakty z urzędami można powierzyć każdej osobie, która ukończyła 13 lat – w praktyce reprezentacja klienta przed urzędami jest często usługą świadczoną przez pracowników biur rachunkowych i księgowych,
- sprawy cywilne – możliwości ustanowienia pełnomocnika są bardzo szerokie: może nim być radca prawny, adwokat, ale też doradca w konkretnej sprawie, pracownik osoby prawnej, a nawet członek jego rodziny,
- sprawy karne – z przyczyn oczywistych pełnomocnikiem może być adwokat lub radca prawny, czyli posiadacze odpowiednich kompetencji i uprawnień do występowania w sądach.
Czym różni się pełnomocnictwo ogólne od rodzajowego i szczegółowego?
Poza trzema zakresami spraw, w których można korzystać z pośrednictwa pełnomocnika, wyróżnia się też trzy rodzaje pełnomocnictw:
- ogólne – jeżeli w pełnomocnictwie nie został opisany zakres zadań i obowiązków pełnomocnika, to automatycznie uznaje się, że mamy do czynienia z pełnomocnictwem ogólnym, które pozwala na działanie w ramach zwykłego zarządu – pełnomocnictwo ogólne musi być udzielone w formie pisemnej pod rygorem nieważności,
- rodzajowe – zgodnie z nazwą obejmuje wybrany rodzaj czynności, np. podpisywanie umów, prowadzenie rekrutacji i zatrudniania pracowników, dokonywanie sprzedaży nieruchomości (w znaczeniu rodzaju czynności, a nie zbycia konkretnej nieruchomości) – dokładne określenie czynności, które może wykonywać pełnomocnik, pozwala na wyjście poza zakres zwykłego zarządu,
- szczególne – mamy z nim do czynienia wtedy, gdy osoba udzielająca pełnomocnictwa ściśle określa jednostkową czynność, do której wykonania ma prawo pełnomocnik – może to być np. sprzedaż lub nabycie konkretnej nieruchomości, znalezienie pracownika na konkretne stanowisko i podpisanie z nim umowy.
Należy podkreślić, że pełnomocnictwo ogólne nie jest pełnomocnictwem generalnym – nie pozwala na wykonywanie wszystkich czynności w imieniu mocodawcy. Druga uwaga dotyczy doprecyzowania terminu „zwykłego zarządu”. Nie jest on jednoznacznie zdefiniowany w prawie. Przyjmuje się, że w zakresie zwykłego zarządu mieszczą się czynności, które dotyczą załatwiania bieżących spraw, dzięki czemu możliwa jest rutynowa eksploatacja i zachowanie przedmiotu zarządu w niepogorszonym stanie.
Czy istnieje jeden wzór pełnomocnictwa?
Tylko w przypadku pełnomocnictwa ogólnego wymagana jest forma pisemna. Pełnomocnictwa rodzajowego i szczególnego można udzielić ustnie. Nie zmienia to faktu, że zarówno mocodawca, jak i pełnomocnik mają ułatwione zadanie, gdy pełnomocnictwo przybiera formę druku czy dokumentu elektronicznego. Choćby dlatego, że można je w każdej chwili okazać.
Powstaje pytanie, czy istnieje skodyfikowany wzór upoważnienia czy należy je stworzyć według własnego uznania? Wątpliwości rozwiewa specjalista reprezentujący biura podatkowe PG Partner Gospodarczy w Gdańsku, Łodzi, Poznaniu, Wrocławiu i Szczecinie: – Nie istnieje jeden gotowy i konieczny do stosowania wzór upoważnienia. Nie oznacza to, że mamy pełną dowolność w tworzeniu dokumentu. Każde upoważnienie powinno zawierać takie elementy jak data i miejsce sporządzenia, oznaczenie mocodawcy i pełnomocnika oraz ich imiona i nazwiska, adresy, PESEL-e, serie i numery dowodów osobistych. Należy też precyzyjnie i klarownie określić zakres pełnomocnictwa, o ile nie jest to pełnomocnictwo ogólne.
Pełnomocnictwo podpisuje tylko mocodawca. Dzieje się tak dlatego, że pełnomocnictwo jest jednostronnym oświadczeniem woli, a nie jest umową.
Odwołanie lub ustanie pełnomocnictwa
Warto podkreślić, że mocodawca może odwołać pełnomocnictwo w każdej chwili i bez uzasadnienia. Natomiast pełnomocnik może w każdej chwili zrzec się reprezentowania mocodawcy. Jeżeli pełnomocnictwo było udzielone na piśmie, to wskazane jest przygotowanie odwołania na piśmie. Pełnomocnictwo ustne można odwołać ustnie, ale warto ten fakt zaprotokołować.
Ustanie pełnomocnictwa ma miejsce m.in. w momencie przekroczenia terminu, na który zostało udzielone lub w przypadku likwidacji reprezentowanej jednostki organizacyjnej lub osoby prawnej. Działanie pełnomocnictwa kończy zazwyczaj śmierć pełnomocnika lub mocodawcy: wyjątkiem jest sytuacja, w której poczyniono zapis na okoliczność śmierci mocodawcy lub pełnomocnika (wtedy uprawnienia przechodzą na ich następców prawnych). Powodem ustania pełnomocnictwa jest też utrata przez pełnomocnika zdolności do czynności prawnych.
