Ponieważ przechowywanie przez określony czas wytwarzanej przez każde zarówno, państwowe jak i prywatne przedsiębiorstwo dokumentacji jest obowiązkiem wynikającym z obowiązujących na terenie naszego kraju przepisów, wielu przedsiębiorców boryka się z problemem zapewnienia wymaganych warunków do wypełnienia tego rodzaju zadań. W przypadku gdy dane zawarte w dokumentacji dotyczą informacji niejawnych dodatkowo na przedsiębiorcach spoczywa obowiązek należytego jej zabezpieczenia przed dostępem do nich osób nieuprawnionych.
W każdym współczesnym biurze musi być wydzielona przestrzeń, w której przechowane są zarówno bieżące jak i archiwalne dokumenty. Mając świadomość, że większość z wytworzonej w przedsiębiorstwie dokumentacji wymaga przechowania przez okres co najmniej pięciu lat i wiedząc, że z każdym dniem jej ilość będzie rosła, warto dobrze przemyśleć wyposażenie pomieszczeń biurowych i zdecydować się na funkcjonalne regały specjalnie do tego celu przeznaczone.
Wielu producentów mebli specjalizuje się w ofercie dedykowanej dla przedsiębiorstw co znacznie ułatwia wybór idealnie dopasowany do indywidualnych potrzeb oraz oczekiwań pracowników biurowych. Dostępne na rynku regały dostosowane do zadań biurowych to doskonałe rozwiązanie zarówno dla małych jak i dużych firm. W ofercie znaleźć można szeroki wachlarz modeli mebli biurowych, które umożliwiają nie tylko przechowywanie bieżącej dokumentacji, z której często korzystamy, ale również dokumentów archiwalnych.
Dla zapewnienia należytego bezpieczeństwa danych zawartych w dokumentacji niejawnej producenci proponują przede wszystkim specjalne szafy bądź regały, zabezpieczone zamkiem z kluczem, do którego dostęp mają jedynie uprawnione osoby.
Odpowiednie przechowywanie dokumentacji wymaga również jej odpowiedniej segregacji. Do tego celu służą dostępne na rynku specjalne teczki bądź segregatory. Wybierając półki czy szafki do pomieszczeń biurowych trzeba koniecznie dostosować ich wymiary do możliwości składowania spiętych w segregatory dokumentów bądź kartonów z ułożoną w nich odpowiednio opisaną dokumentacją.
Przy konieczności przechowywania dokumentów archiwalnym doskonałym rozwiązaniem są zamykane szafy, nie tylko ze względu na to, że na dokumentacji nie będzie osadzał się kurz, ale również ze względu na ochronę przed ich zniszczeniem. Szafy z dokumentacją archiwalną, z której rzadko się korzysta w codziennej pracy powinny być umieszczone w dalszych częściach pomieszczeń biurowych. Dokumentacja wykorzystywana na bieżąco powinna być w zasięgu ręki pracownika, co znacznie poprawi jego ergonomię pracy. Do tego celu warto zainwestować w obszerne biurka z szufladami i półkami, kontenerki na kółkach, a nawet półki wiszące na ścianie, które stanowić mogą doskonale miejsce na przechowywanie przepisów prawnych czy innego typu dokumentów nie wymagających specjalnych zabezpieczeń.
Wśród dostępnej na rynku oferty ze względu na podwyższoną funkcjonalność bardzo dużym zainteresowaniem wśród przedsiębiorstw cieszą się meble metalowe dostosowane do potrzeb biurowych. Należą do nich przede wszystkim specjalne szafy kartotekowe, wyposażone w system szuflad z możliwością opisu ich zawartości. Przy ich wyborze warto zwrócić uwagę na wytrzymałość poszczególnych szuflad na ciężar przechowywanej w nich dokumentacji, co w przyszłości wyeliminuje zacinanie się i opadanie mechanizmu odpowiedzialnego za ich wysuwanie.
Odpowiednie wyposażenie biura w meble przeznaczone do przechowywania dokumentów ma olbrzymi wpływ na dobra organizację codziennej pracy i zabezpiecza dane zawarte w dokumentach przed dostępem do nich osób nieuprawnionych.
Artykuł przygotowany przez firmę Solo-Kolos prowadzącą sklep internetowy z artykułami, urządzeniami i meblami biurowymi – www.solokolos.pl.
