Optymalizacja procesów biznesowych niesie za sobą wiele korzyści. Nie tylko skraca czas procesu, ale także pozwala lepiej gospodarować zasobami i potencjałem kadry. To z kolei przekłada się na większe oszczędności i zysk. Na czym polega optymalizacja metodami Lean? Do kogo jest adresowana i jakie są jej rezultaty? Oto cztery kroki umożliwiające sprawną i efektywną optymalizację procesu w twojej firmie.
Optymalizacja procesu metodami Lean – dla kogo?
Metody Lean sprawdzają się w optymalizacji procesów biznesowych, w których uczestniczy wiele działów lub jednostek organizacyjnych. Najczęściej metody te wykorzystuje się do optymalizacji jednego procesu. Mogą to być: rekrutacja, proces zakupowy czy przygotowywanie ofert.
„Niedociągnięcia w ramach wykonywania procesu mogą wiązać się z rozbieżnymi celami działów, barierami komunikacyjnymi czy brakiem umiejętności nazywanie problemów. Optymalizacja metodami Lean pozwala rozwiązać te problemy” – mówi specjalista z firmy Novapraxis.
Metody Lean – cztery kroki do optymalizacji procesu biznesowego
Każde przedsiębiorstwo mierzy się z innymi problemami, tak więc optymalizacja procesu nigdy nie będzie wyglądała identycznie. Warto jednak zwrócić szczególną uwagę na 4 kluczowe punkty, które w znaczący sposób mogą ułatwić przebieg i końcowy efekt usprawniania.
- Krok 1 – ustalenie celów, wywiad środowiskowy
Optymalizacja procesu zaczyna się od zebrania informacji o problemach w nim występujących. Inicjator projektu przedstawia swoje spostrzeżenia oraz oczekiwania. Następnie w indywidualnych rozmowach każdy z uczestników procesu przedstawia swoją perspektywę. Wielu przydanych informacji dostarczają także dokumenty, opisy procedur czy raporty z poprzednich miesięcy.
- Krok 2 – warsztaty procesowe i Kaizen
Warsztaty polegają na wspólnym modelowaniu procesu – jego przebiegu, czasu trwania i pracochłonności. Pracownicy mówią o barierach utrudniających im wykonywanie zadań. Warsztaty są moderowane, tak aby uwaga pracowników skupiała się głównie na optymalizowanym procesie. Druga część to spotkanie kreatywne – pracownicy podają swoje pomysły na usprawnienie procesu.
- Krok 3 – weryfikacja pomysłów z warsztatów
W kroku 2. pojawiać się mogą bardzo śmiałe idee. Aby przekonać się, czy w rzeczywistości uda się je zrealizować i czy przyniosą one planowany skutek, należy dokonać dodatkowej, szczegółowej analizy. Być może potrzebna będzie konsultacja np. z prawnikiem, działem HR bądź działem IT. Dobrym pomysłem jest przeprowadzenie ankiety wśród pracowników. Wszystkie te działania docelowo pozwolą nie tylko lepiej ocenić, czy dane pomysły na optymalizację są realne, ale także umożliwią dokładniejsze przewidzenie rezultatów oraz stworzenie bardziej realnego kosztorysu.
- Krok 4 – rekomendacje i plany wdrożenia
Ostatni etap to wybór najlepszych spośród przetestowanych rozwiązań i dopracowanie ich, a także nakreślenie sposobu ich wdrożenia. Zmiany są kategoryzowane według priorytetów i czasu potrzebnego na wprowadzenie.
Rezultaty?
Usprawnienie komunikacji, odnalezienie wspólnego celu działań i ustalenie sposobów dążenia do niego, które nie będą podkopywać starań innych członków zespołu. To wszystko przekłada się na skrócenie czasu procesu, wzrost jego opłacalności, minimalizację kosztów, a także wyższe zadowolenie klientów oraz poprawę atmosfery w pracy.
